Pengguna dan Pengembang Sistem (Otomatisasi Kantor dan Kantor Maya

Sim, alexander liman, prof. dr. ir. hapzi ali, mm., cma., pengguna dan pengembang sistem, universitas mercu buana, from Alexanderliman728

1. Sistem Otomatisasi

Kantor Sistem otomatisasi kantor (dalam bahasa Inggris: Office Automation disingkat OA) didefinisikan sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan, dokumen, dan komunikasi elektronik lainnya antar individu, kelompok kerja dan organisasi.
Otomatisasi kantor terdiri atas semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada di dalam maupun di luar perusaahan. Orang yang berada dalam suatu kantor dapat menggunakan otomatisasi kantor untuk berkomunikasi dengan orang yang berada di kantor lain dalam suatu perusahaan, atau dengan orang lain dalam kantor di perusahaan lain.
Para pengguna otomatisasi kantor pada umumnya adalah Manajer. orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.
Pada perusahaan tempat saya bekerja dahulu, salah satu contoh dari implementasi otomatisasi kantor yaitu pada saat ada telepon masuk maka akan ada aplikasi yang menjawab dahulu untuk kemudian disambungkan kepada operator, saya kira ini merupakan salah satu contoh implementasi dari otomatisasi kantor.
Selain itu, komunikasi informasi juga dilakukan dengan e-mail dan Fax, dimana jika ada laporan dari divisi operasional tentang penggunaan barang, data jumlah pengguna fasilitas dan lain sebagainya yang telah dibuat laporan maka akan dikirim ke kantor pusat melalui sebuah e-mail dan juga seringkali menggunakan mesin fax sebagai sarana mengirim pesan. Dengan adanya Sistem Otomatisasi Kantor ini maka kinerja di dalam perusahaan semakin meningkat dimana informasi dapat lebih cepat sampai tanpa harus datang dan membawa laporan tersebut dan memudahkan berjalannya informasi.

2. Kantor Maya

Kantor Maya dan fenomena apa yang mengawali terbentuknya kantor maya tersebut. Saya akan mencoba menjawab pertanyaan tersebut. Setelah melihat konsep kantor maya yaitu ingin mewujudkan pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja selama tempat tersebut terhubung satu dengan lainnya.
Saya memiliki pandangan jika fenomena yang menjadi awal terbentuknya kantor maya ini adalah pemanfaatan waktu secara efisien dengan memanfaatkan teknologi dan sistem informasi yang ada. Karena dengan adanya pemanfaatan waktu dan teknologi informasi melalui pembentukan kantor maya, maka akan memberikan banyak manfaat bagi karyawan maupun perusahaan, dimana dengan adanya kantor maya maka karyawan dapat mengerjakan pekerjaannya dimanapun mereka berada tanpa harus datang ke kantor sehingga menghemat waktu, tenaga dan biaya. Dan bagi kantor atau perusahaan sendiri akan dapat mengurangi biaya seperti penyewaan gedung untuk dijadikan kantor maupun biaya-biaya lain sehingga lebih efisien. Terlebih pekerjaan dapat dilakukan dimana saja selama dapat terhubung antar satu tempat dengan yang lain
Persepsi saya mengenai kantor maya didalam menjalankan bisnis dan persaingan bisnis yang semakin kompetitif saat ini. menurut pandangan saya, memillki kelebihan dan kelemahan tersendiri. Kelebihannya adalah jika kantor bisnis atau dikenal sebagai toko online, maka di dalam pemasaran produknya akan lebih efektif dan efisien, seperti tidak harus mengeluarkan biaya pemasaran berlebihan seperti membuat iklan di tv, banner, maupun koran dan majalah. karena promosi melalui dunia maya atau internet saat ini jauh lebih efektif karena penggunaan internet yang saat ini semakin meningkat dan bahkan menjadi kebutuhan bagi setiap kalangan, sehingga pemasaran akan lebih efektif tanpa mengeluarkan biaya berlebih. Selain itu kelebihan lainnya adalah jika produk kita dipasarkan melalui online, terkadang konsumen yang puas sering melakukan promosi gratis atau pengenalan produk karena kepuasan mereka melalui internet sebagai bentuk testimoni tanpa kita harus mengeluarkan biaya untuk itu.
Namun kantor maya juga saya pikir memiliki kelemahan, jika produknya jelek maka kita akan mendapat citra yang buruk dari konsumen sehingga akan mengakibatkan calon konsumen lain yang ingin mengunakan produk kita menjadi enggan karena citra yang buruk dari perusahaan.
Selain itu jika dikaitkan dengan kata kantor atau pekerjaan yang dilakukan dimana saja, maka kelemahannya adalah jika orang yang bekerja tersebut tidak melakukan pekerjaannya maka perusahaan akan merugi, karena tidak ada yang mengawasi pekerja tersebut di dalam melakukan pekerjaanya.